Hinter den Kulissen

Jede hobit ist eine neue Herausforderung

Die Projektleitung und das Team bereiten die Messe ein Jahr lang vor

Professor Bernhard Meyer war zehn Jahre lang Projektleiter der hobit und einer der Väter der Hochschul- und Berufsinformationstage. Jetzt hat er die Leitung an Uli Knoth übergeben. Das Team bereitet jedes Jahr die Messe für die rund 20 000 Besucher vor. Im Interview erzählt Meyer, was ein Projektleiter alles beachten muss.


Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Gilt das auch für die hobit?

Ja sicher, das gilt auch für uns. Wenn die hobit nach drei Tagen Ende Januar schließt, steht bereits fest, wann sich die Verantwortlichen erneut zur Vorbereitung der nächsten Messe treffen. 10 bis 15 Kolleginnen und Kollegen der „operativen Ebene“ kommen vier Mal im Jahr zusammen, um Rückmeldungen zu besprechen, die Ergebnisse der Auswertung zu analysieren, das Raumkonzept festzulegen oder auch das Kampagne-Thema der nächsten hobit zu finden. Dazu kommen viele weitere Absprachen in kleinerer Runde. Im Grunde geht es immer darum: Was können wir das nächste Mal besser oder anders machen.

Wie viel Zeit nimmt die Vorbereitung der hobit in Anspruch?

Ich denke, alles im allem arbeitet das Team rund tausend Stunden im Jahr daran. Die Projektleitung übernimmt dabei die Koordination und arbeitet eine Checkliste mit rund 30 bis 40 Themen und Punkten ab – in den jeweiligen Phasen der Findung, Beratung, Entscheidung und schließlich Ausführung.

Gibt es eine heiße Phase?

Ja, die hat begonnen, wenn alle Mitveranstalter ihre Themen, Vorträge, Studiengänge, Ausbildungsberufe oder Informationsstände für unsere Homepage ins Internet einpflegen. Ab Mitte November jedes Jahr geht die hobit online. Dann können sich die Schülerinnen und Schüler bereits über die Funktion „myhobit“ ihren persönlichen Besuchsplan und ihr Programm für die Messe zusammenstellen.

Sie waren über 20 Jahre bei der hobit mit dabei. Was haben Sie gelernt in dieser Zeit?

Dass jede hobit eine neue Herausforderung ist, ein permanenter Wandlungsprozess, der mit dem Luisencenter und dem Böllenfalltor begann und bis heute im darmstadtium anhält. Im Laufe der Zeit haben 250 000 Menschen die hobit besucht, aber keiner oder fast keiner der  Besucherinnen und Besuchern kommt mehrmals. Wir fangen also immer wieder bei der Stunde Null an. Nach jeder hobit wissen wir, an welcher Stellschraube wir das nächste Mal drehen müssen.

Welche sind das zum Beispiel?

Innerhalb kurzer Zeit hatte die hobit einen enormen Zulauf. Dabei war beim Umzug ins darmstadtium beispielsweise nicht die Messe das Problem, sondern das Gebäude. Wir mussten uns plötzlich mit Themen wie Risikopsychologie, Fluchtplänen und Wegeführung auseinandersetzen. Was tut man, damit keine Panik ausbricht und was, wenn es doch dazu kommt? Die Architektur des darmstadtiums hat einen großen Lernprozess ausgelöst. Wir haben zum Beispiel ein besseres Orientierungs-System für das Haus erfinden müssen, damit der Sanitätsdienst im Notfall schnell weiß, wohin er kommen muss. Dafür haben wir uns ein System aus gut sichtbaren Buchstaben an jeder Säule im Gebäude ausgedacht. Wir bieten außerdem auch spezielle Schulungen für unsere hobit-Helfer an. Sie erhalten ein Deeskalations-Training als Bestandteil unseres Sicherheitskonzeptes.

Der große Andrang ist seit Jahren immer wieder Thema der hobit. Auch so eine Herausforderung?

Ja, dazu haben wir uns viele Gedanken gemacht in der Projektleitung. Wie lässt sich der Andrang entzerren, welche Vorträge bieten wir wie oft an? Wobei wir hier auch das Problem haben, dass sich die Interessen jedes Jahr ändern und wir mit unserer Reaktion meist hinterherlaufen. Im darmstadtium gibt es elf Vortragsräume. Um zu großes Gedrängel oder Schubsereien zu vermeiden, starten in fünf Räumen die Referate zu halben Stunde, in den übrigen sechs Räumen zur vollen Stunde.

Gab es schon mal Notfälle?

Wir hatten auf der hobit noch nie einen Polizeieinsatz und nur einmal einen Sanitätereinsatz. Wir setzen auf Prävention. Dafür, dass nichts passiert haben wir viel getan. Das gehört auch zu den Aufgaben der Projektleitung.

Der Projektleiter ist auch während der Messe ständig unterwegs?

Die Leitung versucht, ein Ohr überall zu haben – bei den Besuchern, den Standbetreibern. Beobachtungen und Notizen fließen später in die anschließende Bewertung und Rückmeldung der hobit ein.

Aber man kann es nicht jedem recht machen?

Es gibt über 120 Stände auf der hobit. Veranstalter sind die drei Darmstädter Hochschulen, die Stadt, die Agentur für Arbeit, der Unternehmerverband Südhessen. Der Projektleiter muss die unterschiedlichen Interessen ausgleichen. Es allen recht zu machen, geht einfach nicht. Wichtig ist aber, dass die Leitung immer als neutrale Instanz wahrgenommen wird. Ein Beispiel: Seit kurzem bündeln wir, für eine bessere Orientierung unserer Besucher, die Studiengänge und Ausbildungsangebote auf unterschiedlichen Campus-Arealen. An dieser Idee haben wir zehn Jahre  gearbeitet bis alles sortiert war. Außerdem gibt es einen Drei-Jahres-Plan dafür, wer welchen Raum nutzen darf. Das war ein langes Ringen, aber heute haben sich diese Ideen verfestigt und alle sind zufrieden.

Auch auf eine veränderte Kommunikation und neue Medien hat die hobit-Leitung reagieren müssen?

Wir haben uns der Kommunikation der Besucherinnen und Besucher angepasst. Auf unserer Homepage stellen wir ganzjährig in einer Daten- und Videobibliothek rund 100 Kurzfilme über unsere Vorträge vor. Das ist ein großes Informationsvolumen. Unser Magazin der Homepage wird regelmäßig aktualisiert und seit 2013 sind wir auch bei Facebook vertreten. Aktuell arbeiten wir zudem an einer Art Indoor-Navigationssystem für die hobit, das die Besucher per Smartphone durch das Messeangebot lotsen soll. Wir versuchen auch in diesem Bereich immer am Ball zu bleiben.

Das Interview führte Astrid Ludwig


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Autor: Astrid Ludwig
Datum: 17.01.2017

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